RFIとは？RFPやRFQとの違い、自社に最適なベンダーの探し方

はじめに

RFI（情報提供依頼書）とは、システム開発などのベンダー選定の初期段階で、各ベンダーから情報を収集するために作成する資料です。

ベンダー選定は、プロジェクトの成功を左右する重要なプロセスです。「どのベンダーに依頼すれば良いのか」「各ベンダーの違いがわからない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

今回は、RFIの作成方法や活用メリット、注意点などをまとめて解説します。システム開発のベンダー選定を効率的に進めたい企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。

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この記事で言いたいこと

・RFIはベンダー選定における初期の情報収集で使う
・RFIで候補となるベンダーを絞り込み、具体的な提案を求めるRFPに進む
・RFIを活用することで情報収集の効率と精度を高められる
・RFIでは公平性と具体性を意識して情報提供と質問を行う
・RFIで得た情報は機密情報なので、取扱いに気を付ける

RFIとは

RFIとは、企業がベンダーに対して情報提供を依頼する文書です。ベンダーの企業情報や製品・サービス、実績など、選定に必要な情報の収集が目的です。

RFIによって、自社の課題解決に最適なベンダーを選べるでしょう。選定の初期段階で、幅広い情報を効率的に集められるからです。

近年、DX推進や働き方改革など、企業を取り巻く環境は急速に変化しています。このような状況下で、最適なベンダー選定の重要性が高まり、その初期段階で情報を集めるRFIが必要とされています。

RFIと似た言葉との違い

RFIと似た言葉に、RFPやRFQがあります。これらはベンダー選定のプロセスで使用されるのは同じですが、それぞれ役割が異なります。ここでは、RFPとRFQについて、RFIとの違いを解説します。

RFPとは、提案依頼書のことです。ベンダーに具体的な提案を求める際に作成します。

RFIは情報提供依頼書であり、RFPは提案依頼書という違いがあります。RFIはベンダー選定の初期段階で情報を幅広く収集するのに対し、RFPはRFIで得た情報を基に、具体的な提案を求める点が異なります。

RFQとは、見積依頼書のことです。ベンダーに対して、製品やサービスの価格、納期などの見積もりを依頼する際に作成します。

RFIは情報提供依頼書、RFQは見積依頼書という違いがあります。RFIはベンダー選定の初期段階で情報を幅広く収集するのに対し、RFQは製品やサービス導入費用の見積もりを依頼する点が異なります。

RFI・RFP・RFQの順番

ベンダー選定における情報収集は、RFI、RFP、RFQの順番で進めていくのが一般的です。

RFIで幅広い情報を収集し、候補となるベンダーを絞り込みます。次に、RFPで具体的な提案を求め、比較検討した後、RFQで見積もりを依頼し、最終的なベンダーを決定します。

情報収集、提案依頼、見積依頼という流れで進むにつれて、ベンダーに求める内容が具体化していきます。この流れに沿って進めることが、適切なベンダー選定につながります。

RFIを活用するメリット

RFIを活用すると、ベンダー選定における情報収集を効率化し、選定の精度を高められます。ここでは、RFIを活用する具体的なメリットについて見ていきましょう。

RFIを活用すると、情報収集にかかる工数を削減できます。これは、RFIによって、各ベンダーに同じフォーマットで情報提供を依頼できるためです。

各ベンダーに個別に問い合わせる必要がなくなり、情報収集の効率が大幅に向上します。収集した情報を比較検討しやすくなり、ベンダー選定にかかる時間も短縮できるでしょう。

RFIの活用によって、情報収集の精度が向上します。これは、RFIで必要な情報を網羅的に収集できるためです。

自社の課題や目的に沿った情報を効率的に集められます。また、各ベンダーの情報を比較しやすくなり、より客観的な判断が可能です。

RFIを活用することで、意思決定の精度を向上させられます。RFIによって、複数のベンダーから客観的かつ詳細な情報を収集できるためです。

収集した情報に基づき、複数のベンダーを比較検討できます。多角的な視点からベンダーを評価でき、より適切な意思決定ができるでしょう。

RFIを活用することで、将来的な遅延や修正の防止が可能です。RFIによって、プロジェクトの初期段階でベンダーと詳細な情報を共有できるためです。

これにより、認識の齟齬を早期に解消できます。その結果、プロジェクトの途中で発生する可能性のある手戻りや修正を最小限に抑え、スムーズな進行が可能になります。

RFIの作成から回収までの流れ

RFIは、作成から回答の評価・分析まで、いくつかの段階を経て進められます。ここでは、RFIの作成から回収までの流れを具体的に見ていきましょう。

RFIの作成では、まず、自社の基本情報や課題、RFIの目的などを明確にします。次に、ベンダーに求める情報や評価基準などを具体的に記載し、質問項目を作成します。

質問項目は、ベンダーが回答しやすいように、具体的かつ簡潔に記載することが重要です。また、回答期限や提出方法なども明記しましょう。

RFIの送付では、作成したRFIを候補となるベンダーに送付します。電子メールや郵送など、適切な方法で送付しましょう。

送付時には、RFIの目的や回答期限などを改めて伝え、丁寧な依頼を心がけてください。

回答の回収と確認では、ベンダーから提出された回答書を締め切り日までに回収します。そして、内容に不足や不明点がないかを確認しましょう。

回答内容に不明確な点がある場合は、ベンダーに問い合わせて確認が必要です。すべての回答が揃っているか、提出された形式に問題がないかも確認しましょう。

修正や補足の依頼では、ベンダーから回収した回答内容に不備がある場合や、さらに詳細な情報が必要な場合に行います。

修正や補足が必要な箇所を具体的に伝え、丁寧な依頼を心がけましょう。修正や補足の依頼は、ベンダーとのコミュニケーションを深める機会にもなります。

回答の評価・分析では、RFIで収集した情報を基に、各ベンダーの回答内容を評価・分析します。事前に設定した評価基準に基づき、客観的に評価しましょう。

各ベンダーの強みや弱みを比較検討し、自社のニーズに合致するかどうかを見極めます。必要に応じて、追加の情報収集やヒアリングをしましょう。

候補の絞り込みとRFPの送付では、RFIの回答を評価・分析した結果に基づき、候補となるベンダーを絞り込みます。そして、提案依頼書（RFP）を送付します。

RFPには、RFIで得られた情報を基に、より詳細な提案を求める内容を記載しましょう。RFPの送付は、ベンダー選定の次のステップに進むための重要なプロセスです。

RFIに含める内容

RFIには、ベンダーに提供すべき情報と、ベンダーから回答してもらうべき情報があります。それぞれ適切な情報を盛り込むことで、RFIの効果を最大化できます。ここでは、具体的にどのような情報を記載すべきかを見ていきましょう。

ベンダーに適切な情報を提供してもらうには、まず自社に関する情報を正確に伝える必要があります。ここでは、ベンダーに提供すべき情報について解説します。

自社の基本情報

自社の基本情報として、会社名、所在地、連絡先、事業内容、従業員数（自社の規模）などを記載します。

ベンダーが自社の概要を理解するために必要な情報です。正確に記載することで、ベンダーとのコミュニケーションを円滑にします。

自社の目的

RFIを実施する目的や、達成したい目標を具体的に記載しましょう。

ベンダーはこの情報を基に、自社のニーズに合った提案を検討できます。目的を明確にすることで、より質の高い回答を期待できます。

RFI作成の背景

RFI作成の背景として、なぜRFIを作成するに至ったのか、その経緯や理由を説明します。

ベンダーはRFIの背景を理解することで、自社の課題や状況をより深く理解できます。その結果、提案内容の精度向上が期待できます。

自社の課題とゴール

自社の課題とゴールとして、現在抱えている課題と、最終的に達成したいゴールを明確に記載します。

ベンダーはこの情報を基に、課題解決に最適な提案を検討できます。課題とゴールを明確にすることで、より具体的な提案を引き出せるでしょう。

評価基準や回答期限

評価基準や回答期限として、ベンダーを評価する際の基準や、回答の締め切り日を明記します。

評価基準を明確にすることで、ベンダーは自社の提案がどのように評価されるのかを理解できます。回答期限を設けることで、スムーズな情報収集が可能です。

RFIでは、ベンダーの選定に必要な情報を漏れなく収集することが重要です。ここでは、ベンダーから回答してもらうべき情報について解説します。

ベンダーの基本情報

ベンダーの基本情報として、会社名、所在地、設立年、従業員数、事業内容などを尋ねます。

これらの情報は、ベンダーの企業規模や実績を把握するために必要です。質問の際は、企業概要がわかる資料の提出を依頼するのも有効です。

質問項目は、企業概要、事業内容、実績など、簡潔かつ具体的に記載しましょう。回答形式は、選択式や記述式など、情報を比較しやすい形式にします。

ベンダーの製品やサービスの情報

ベンダーの製品やサービスの情報として、製品名、サービス名、概要、特徴、価格などを尋ねます。

これらの情報は、自社の課題解決に最適な製品やサービスを選定するために必要です。質問の際は、製品やサービスに関する資料の提出を依頼するのも良いでしょう。

製品やサービスの特徴、強み、導入事例などを具体的に質問します。回答形式はできるだけ統一し、比較しやすいように工夫しましょう。

製品の機能に関する情報

製品の機能に関する情報として、自社の課題解決に必要な機能が備わっているか、詳細に尋ねます。

これらの情報は、製品やサービスが自社の要求を満たしているかを確認するために必要です。質問の際は、機能一覧表の提出を依頼するのも1つの方法です。

必要な機能を具体的に列挙し、それぞれについて有無や詳細を尋ねましょう。回答形式は、はい/いいえ形式や、5段階評価などを活用し、比較しやすいようにします。

カスタマイズの可否やサポート体制

カスタマイズの可否やサポート体制として、製品やサービスのカスタマイズの可否、導入後のサポート体制などを尋ねます。

これらの情報は、導入後の運用やトラブル発生時の対応を把握するために必要です。質問の際は、サポート内容や対応時間などを具体的に確認しましょう。

カスタマイズの範囲や費用、サポート体制（窓口、時間、内容）などを具体的に質問します。回答形式は記述式にし、詳細な情報を得られるようにしましょう。

RFIの注意点

RFIはベンダー選定を効率的に進めるうえで有効ですが、いくつか注意点があります。ここでは、RFI作成時や運用時に注意すべきポイントを解説します。

RFIは情報収集・選定の初期段階なので、過度な情報要求は避けましょう。ベンダーに負担をかけないよう、必要最低限の情報に絞ることが重要です。

詳細な情報は、RFP（提案依頼書）の段階で求めるようにします。情報過多になると、ベンダーの選定に時間がかかり、かえって非効率になる可能性もあります。

RFIには機密情報が含まれることもあるため、取り扱いには気を付けなければなりません。必要に応じて、ベンダーと秘密保持契約（NDA）を締結しましょう。

機密情報を開示すると、情報漏えいのリスクがあります。万が一、情報が漏えいした場合、損害賠償請求に発展する可能性もあります。

特定のベンダーに有利な質問や項目設定は避け、公平性を保ちましょう。すべてのベンダーに同じ条件で情報提供を依頼することが重要です。

特定のベンダーに有利な質問や項目設定をしてしまうと、公平な評価ができません。その結果、最適なベンダー選定を妨げる可能性があります。

ベンダーの比較がしやすいように、回答のフォーマットを統一しましょう。回答形式を揃えることで、情報の比較や分析が容易になります。

回答フォーマットがバラバラだと、情報の比較に手間がかかります。最悪の場合、比較検討が困難になり、適切なベンダー選定ができなくなる可能性もあります。

回答期限には余裕を持たせ、ベンダーが十分な回答時間を確保できるようにしましょう。修正や補足の依頼、回答内容の評価・分析にかかる時間も考慮し、余裕のあるスケジュールを設定することが重要です。

スケジュールがタイトだと、ベンダーは十分な検討時間が取れません。その結果、回答の質が低下したり、期日までに回答が得られなかったりする可能性があります。

RFIを活用し、情報収集の効率化と選定の精度アップを

RFIは、ベンダー選定の初期段階で、幅広い情報を効率的に収集するための手段です。情報収集の初期段階であることを踏まえ、過度な情報要求は避け、公平な質問設計を心がけましょう。

RFIを活用することで、ベンダーの公式サイトや資料だけでは得られない、詳細な情報を入手できます。RFIによる情報収集は、ベンダー選定の効率化と精度向上につながります。積極的に活用しましょう。