【厳選ツール3つ】プロジェクトの工数管理とは？メリットや流れ、注意点

はじめに

プロジェクトを成功させるためには、適切な工数管理が欠かせません。工数管理は、プロジェクトの進捗状況を把握し、遅延や予算超過を防ぐために重要です。

しかし、工数管理の方法や注意点について、詳しく知らない方もいるのではないでしょうか。特に「これからPMにキャリアチェンジしたい」という方にとって、工数管理を学ぶことは大切です。

この記事では、工数管理の基本から応用まで、具体的な方法や注意点、おすすめツールなどをわかりやすく解説します。この記事を読めば、工数管理の知識を網羅的に身につけ、プロジェクトを成功に導けるでしょう。ぜひ最後まで読んで、あなたのプロジェクトやキャリアチェンジに役立ててください。

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この記事で言いたいこと

・工数管理はプロジェクトをスケジュール通りに進めるために不可欠
・見積もりの精度を高めたりスケジュールを調整したりするためにも工数管理は重要
・工数管理ではタスクを洗い出すだけでなく、クリティカルパスも明確に
・工数管理を成功させるにはチーム全体の協力と情報共有が欠かせない

プロジェクトにおける工数管理とは

プロジェクトにおける工数管理とは、プロジェクトを完了させるために必要な作業時間や人数を管理することです。工数管理では、タスクの洗い出しや見積もり、計画、実績管理などをします。

工数管理を行うことによって、プロジェクトの進捗状況を把握し、計画の精度を高められます。また、問題点を早期に発見し、適切な対策を講じることも可能です。たとえば、スケジュールの遅れを早期に発見することで、調整や人員の追加などの適切な対応が取れるでしょう。

近年、プロジェクトの複雑化や多様化が進んでいます。そのため、プロジェクトを成功させるためには、適切な工数管理が欠かせません。

プロジェクトの工数管理をする5つのメリット

プロジェクトの工数管理を行うことによって、さまざまなメリットが得られます。ここでは、代表的な5つのメリットを紹介します。

工数管理を行うことによって、プロジェクトにどれだけの費用がかかっているのかを把握できます。タスクごとの費用を把握することで、どのタスクにどれだけの費用がかかっているのか、また、予算内に収まっているのかなどを確認できるでしょう。

これにより、プロジェクトの収支を正確に把握し、改善点を見つけられます。また、予算超過のリスクを減らすことにもつながります。

過去のプロジェクトの工数データをもとに、より精度の高い計画や見積もりを作成できるようになります。実績データと比較することで、改善点を見つけることも可能です。

工数管理により、計画や見積もりの精度を高められるでしょう。結果として、プロジェクトを成功に導くことも容易になります。

工数管理により、タスクごとの進捗状況をリアルタイムに把握できるようになります。遅延しているタスクがあれば、早期に発見・対応できるでしょう。

工数管理はプロジェクトの遅延を防ぎ、スケジュール通りに完了させるために欠かせません。スケジュール通りにプロジェクトを完了させることは、取引先からの信頼を得るためにも、コストを抑えるためにも重要です。

工数管理を行うことで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。進捗状況に応じて、スケジュールを柔軟に調整することもできるようになります。

人員の追加やタスクの順番変更など、状況に合わせて最適な対応を取れるようになるでしょう。プロジェクトの遅延を防ぎ、納期を守るために、工数管理は欠かせません。

工数管理により、無駄な作業を省き、効率的な作業方法を見つけることもできます。また、人員配置の最適化や資源の有効活用など、コスト削減につながる施策も実行しやすくなるでしょう。

工数管理はプロジェクトの効率化やコスト削減を実現します。利益を最大化するためには、工数管理をしっかりと行い、プロジェクト進行の課題を見つけることが大切です。

プロジェクトの工数管理フロー

プロジェクトの工数管理はどのように進めればいいのか、5つのステップに分けて解説します。

まず、プロジェクトを完了させるために必要なタスクをすべて洗い出します。タスクの洗い出しは、プロジェクトの関係者全員で行うことが望ましいです。

タスクを洗い出すことによって、プロジェクトの全体像を把握できます。また、タスク間の依存関係を明確にすることもできます。

このとき、プロジェクトを最短の時間で完了させるための経路「クリティカルパス」も明らかにしておくといいでしょう。クリティカルパスを明確にすることでタスク同士の依存関係や、無駄なタスクなどが明確になり、より効率よくプロジェクトを進めていけます。

次に、洗い出した各タスクにかかる工数（所要時間）を見積もります。工数の見積もりは、過去の類似プロジェクトのデータを参考にしましょう。過去データがない場合、タスクを実行する担当者の意見が参考になります。

各タスクの工数を見積もることによって、プロジェクト全体の工数を把握できます。また、どのタスクにどれだけの時間や費用がかかるのかを把握することで、全体の見通しが立てやすくなります。

タスクにかかる工数の数え方としては、主に「人月（にんげつ）」「人日（にんにち）」「人時間（にんじかん）」の3つが挙げられます。

【人月】
1人が1ヵ月間働く時間を1人月と数えます。たとえば2人月のタスクは、1人で対応するなら2ヵ月、2人で対応するなら1ヵ月が、完了までにかかります。大規模なプロジェクトの工数を把握するのに適しています。

【人日】
1人が1日間働く時間を1人日と数えます。中規模のプロジェクトの工数を把握するのに適しています。

【人時間】
1人が1時間働く時間を1人時間と数えます。小規模なプロジェクトの工数を把握するのに適しています。

プロジェクトの規模や種類に合わせて、適切な単位で工数を数えるようにしましょう。

見積もった工数を工数管理表に入力します。工数管理表は、Excelや専用のツールなどを用いて作成しましょう。

工数管理表に入力することによって、プロジェクトの進捗状況を把握できます。また、計画と実績を比較するためにも、工数管理表は必要です。

プロジェクトの進捗に合わせて、実際にかかった工数を工数管理表に入力していきます。このとき、計画と実績を比較し、差異があれば原因を分析しましょう。

予実管理を行うことによって、プロジェクトの遅延や予算超過を防ぎやすくなります。問題点を早期に発見し、適切な対策を講じるためにも、予実管理をこまめに行うことが重要です。

プロジェクト終了後、工数管理表のデータを分析し、改善点を見つけましょう。改善点が見つかれば、次回のプロジェクトに活かせます。

分析と改善をくり返すことで、プロジェクトの効率化やコスト削減につながります。より精度の高い計画や見積もりを作成するためにも、分析と改善は欠かせません。

工数管理の3つの注意点

プロジェクトの工数管理を行う際には、いくつかの注意点があります。ここでは、特に重要な3つの注意点について解説します。

メンバーのスキルや経験、得意分野などによって、同じタスクでも作業にかかる時間は異なります。そのため、工数を見積もる際には、個々のメンバーの能力を考慮しなければなりません。

もし、メンバーの能力を考慮せずに工数を見積もってしまうと、実際の作業時間との間にずれが生じてしまいます。その結果、プロジェクトの遅延や予算超過につながる恐れがあります。

タスクが完了したら、必ず工数管理表に入力するようにしましょう。入力が遅れたり忘れたりしてしまうと、正確な進捗状況を把握できません。

タスクの完了入力を怠ると、プロジェクトの進捗状況が正確に把握できなくなり、手戻りや遅延の原因となります。メンバーの混乱やモチベーション低下につながる恐れもあります。

工数管理表は、チーム全員で共有しましょう。共有することで、メンバーは自分のタスクの進捗状況や、プロジェクト全体の進捗状況を把握できます。

工数管理表が共有されないと、メンバーは自分のタスクの進捗状況しか把握することができず、チーム全体の進捗状況がわかりません。その結果、チームワークが低下したり、連携がうまくいかなったりするでしょう。

進捗状況をチーム全体で共有することで、タスクが早く進み手の空いたメンバーが「自分は余裕があるので、遅れが出ているここを手伝いましょうか？」のような提案をしてくれるかもしれません。チームの一体感を高めるためにも、メンバーの主体性を育むためにも、情報共有は大切です。

プロジェクトの工数管理に役立つツール3選

プロジェクトの工数管理を効率的に行うためには、ツールが役立ちます。ここでは、代表的な3つのツールを紹介します。

Excelやスプレッドシートは、表計算ソフトとして広く知られていますが、プロジェクト管理にも役立ちます。主に、タスクの洗い出しや工数管理表の作成、進捗管理などに活用できます。

具体的には、タスク名や担当者、予定工数、実績工数などを一覧で管理したり、ガントチャートを作成して進捗状況を可視化したりできます。また、関数やマクロを活用することで、集計や分析を自動化することも可能です。

Excel・スプレッドシートのメリットは、コストをかけずに手軽に利用できることや、カスタマイズ性が高いことです。一方、デメリットとしては、大人数での共同作業には不向きであることや、情報共有がしづらいことが挙げられます。

小規模なチームや、工数管理を実験的に行いたい場合などにおすすめです。

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工数管理でプロジェクトの効率化を

プロジェクトを成功させるためには、適切な工数管理が欠かせません。工数管理を行うことによって、プロジェクトの進捗状況を正確に把握し、問題点を早期に発見できます。

工数管理を導入する際は、まずExcelやスプレッドシートのような手軽なツールから始めるのがおすすめです。これらのツールでも、十分に工数管理の基本を学べるでしょう。より本格的なツールを導入する際は、無料トライアルを活用して、使い勝手や機能を確認してから導入を決めるのがおすすめです。

プロジェクトマネージャーやPMOなどプロジェクトマネジメントに関わる人は、これらのツールを使いこなせるようにしておくと、プロジェクトを効率的に進めるうえで役立ちます。

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