PMOを外注するメリット・デメリット｜企業とフリーランスどっちが良い？

はじめに

近年では、多くの業界でプロジェクトマネージャーの人材不足に悩まされています。しかし、大きなプロジェクトの際に、一人で複数の部署と連携を取りながら進行管理をしていると、一人の業務量が過多になったり部下のマネジメントがおろそかになったりしてしまいます。
PMOを外注することで、コストを抑えながら専門知識のある人材に効率的な対策方法を提案してもらい、業務の効率化につなげられるでしょう。

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SEの経験が浅い方が現場で活躍したり、SEのみの経験からPMOへとキャリアアップした方もいます。
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この記事で言いたいこと

・PMOを外注することでコストを削減しながら効率的にプロジェクトを遂行できる
・PMOを外注する際は、自社の課題を明確にしたうえで自社に合った実績、強みがあるかを比較する
・PMOはフリーランスよりも企業に外注するのがおすすめ

PMOを外注する4つのメリット

まず、PMOを外注するメリットを4つ詳しく解説します。

1つ目は、専門知識のある人材に依頼できるという点です。PMOを外注することで、PMO経験者で、専門知識のある人材が業務を請け負ってくれるため、そのノウハウや経験・知識を活かしたプロジェクトマネジメントが可能になります。また、社内の人材よりも客観的な視点で業務を遂行してもらえるという利点もあります。

2つ目は、コスト削減につながるという点です。自社の人材でPMOの人員を確保する場合、人件費や人材の募集にかかる費用、教育費などのコストが必要となります。また、PMOを自社で育成するには時間的コストもかかります。外注をする際は紹介手数料と人件費のみとなるため、トータルで見るとコスト削減につながるでしょう。

3つ目は業務の効率化につながるという点です。自社の業界の経験が豊富な企業にPMOを外注することより、PMOの経験者が培ったノウハウをもとに質の高い業務を遂行してくれるため、業務の効率化につながります。

4つ目は、内部事情の影響を受けにくいという点です。プロジェクトを社内の人材だけで遂行しようとすると、社員間や部門間の内部事情がプロジェクトの進行に影響を及ぼしてしまうことがあります。しかし、PMOを外注することで、独立した第三者の立場で客観的にプロジェクトマネジメントに関わるため、企業内の力関係や複雑な事情などに左右されることなくプロジェクトを遂行できます。

PMOを外注する3つのデメリット

PMOを外注する際に注意したいデメリットを3つ解説します。

1つ目は、自社の社員に経験やノウハウを蓄積できない点です。PMO業務をすべて外注する場合は、プロジェクトを通してのPMOのノウハウは社内に蓄積されません。後々に社内の人材からPMOを立ち上げることを考えている場合は、ある程度委託する業務範囲を制限し、社内の人材がPMOの業務に関わっておく必要があるでしょう。

2つ目は、情報が漏洩する可能性がある点です。PMOを外注することは、外部に情報を共有するため、情報漏洩のリスクが生じてしまいます。セキュリティ面を踏まえ、外注先とは秘密保持契約の締結をするなど、対策を万全にしておくようにしましょう。

3つ目は、外注先と社内で認識の相違が生じる可能性がある点です。例えば、外注先のノウハウと自社の業務の進め方が違うなど、認識の相違が生まれて業務が滞ってしまう可能性があります。特に大きな判断が必要な時には、外注先と自社の間で認識を合わせながら業務を進めていくことが重要です。

PMOの外注先を選ぶ際の4つのポイント

PMOを外注する際に気を付けたいポイントを4つ紹介します。

1つ目は、業務範囲を明確にしておくということです。PMOを外注する際には、自社の現在の課題とを依頼したいのかを明確にしておくことが必要です。事前に課題を洗い出せていないと、いくら豊富な知識のあるPMOを外注しても効果は発揮できません。事前に課題を明確にしておくことで依頼したい内容も明確になり、ニーズに合った外注先を選びやすくなるでしょう。

2つ目は、自社の業界に対応した強みや専門知識、過去の実績はあるかという点です。PMOを担う企業・人材にはそれぞれ得意・不得意分野があります。そのため、自社の業界や依頼したい内容に対応した強みや専門知識、また過去にそれと似た事例の実績があるかをチェックする必要があります。

3つ目は、臨機応変に対応可能かという点です。業務を依頼する中で、トラブルによる急なスケジュール変更など、緊急時の業務にも柔軟にスピーディーに対応できるかどうかについても事前にチェックするようにしましょう。

4つ目は、アフターサポートが充実しているかという点です。PMOは基本的に計画通りプロジェクトの完了まで伴走してくれますが、プロジェクト完了後に実際に市場に投入したり運用を始めたりする中でまた新たな問題が出てくることがあります。アフターフォローが充実しているPMOであれば、そのような際に導入後であっても迅速に対応し、継続的に支援してくれるでしょう。

PMOの外注は企業・フリーランスどちらがおすすめ？

PMOの外注先としては、大きく分けて企業とフリーランスの2種類がありますが、どちらに外注するのが良いでしょうか。それぞれのメリット、デメリットを表にまとめました。

まずコスト面に関して、企業にPMOを外注する場合は、案件規模によってかかるコストは大きく変動します。一方でフリーランスに外注する場合は、もちろん案件によっても大きく変動しますが、依頼するフリーランスのスキルや経験値によってもかかるコストが大きく変動します。企業に外注するよりも安く済む場合もありますが、その分クオリティの保証が難しいことも多いでしょう。

納期の正確性に関しては、PMOを企業に外注する場合には基本的に問題ありませんが、人気の優秀なフリーランスに依頼する場合、担当案件が多くスケジュールが埋まりがちなことが多いでしょう。そのような場合、予定通りに依頼できずにプロジェクトが滞ってしまう、という可能性があります。

続いてクオリティに関して、PMOを企業に外注する場合は、自社の業界に合った企業であれば専門家が揃っているため問題ありません。一方でフリーランスに外注する場合は、担当者によって専門性や経験値が異なるため、振れ幅が大きいです。企業に外注する場合は会社のＨＰや資料請求で実績を確認できることも多いですが、フリーランスの場合実績の見える化が難しいため、仕事の品質が分かりづらく、外注の際の判断が難しくなるでしょう。

最後に小規模案件への対応に関して、PMOを企業に外注する場合は小規模案件を依頼したくてもコストが高くついてしまうことや、細かい指定などがある場合に対応できないことがあります。一方でフリーランスに依頼する場合は、依頼のハードルが低いことが多く、小規模案件であれば企業に外注するよりも安く請け負ってもらえたり、企業で依頼できなかった細かい指定のあるような案件でも請け負ってもらえることがあったりなど、比較的融通が利きやすいでしょう。

以上を踏まえると、小規模案件やあまりにも細かい指定のある案件ではない限り、PMOは企業に外注するのがおすすめです。

自社のニーズに合ったPMOを外注して業務を効率化しよう

自社のニーズに合ったPMOを外注することでコストを削減しながらより効率的にプロジェクトを遂行できるようになります。自社のニーズに合ったPMOを選ぶには、今回紹介したように自社の課題を明確にしたうえで外注先の実績や専門知識の有無、柔軟な対応やアフターサポートをしてもらえるかなどを比較し判断することが重要です。また、本記事ではPMOを外注する場合に企業かフリーランスのどちらに依頼するのが良いかについても解説しました。これらも参考に、自社に合ったPMOを外注してみてはいかがでしょうか。