AIをプロジェクト管理に活用する方法とおすすめのツール5選

はじめに

プロジェクト管理ツールの中には、AIを搭載したものがあります。スケジュール調整やタスク管理、チーム内のやりとりまで、AIがサポートしてくれる場面が少しずつ増えてきました。

「管理の負担を減らしたい」「もっとスムーズにプロジェクトを回したい」、そんな思いを抱えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、AIをプロジェクト管理に活用する方法や具体的なツール、導入時の注意点について解説します。業務効率化やチーム運営に課題を感じているPM・PMOの方は、ぜひ参考にしてください。

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この記事で言いたいこと

⚫︎AIを活用することで、プロジェクト管理の効率と品質を高められる
⚫︎生成AIは壁打ち相手として役立つだけでなく、メールやタスク表、ガントチャートなどの下書きも作れる
⚫︎AI搭載の管理ツールでは、チャットボットによるコミュニケーションコストの削減、タスクの割り当てやリマインドなどが可能
⚫︎AIを活用する際はAIの思考プロセスや仕組みを理解し、業務がブラックボックス化しないよう気を付けよう
⚫︎まずはChatGPTや無料で使えるAIツールを、プロジェクト管理に取り入れてみよう

AIを活用したプロジェクト管理とは

プロジェクト管理においてAIは、タスクの自動化や進捗の可視化、リスクの予測などに活用できます。従来は人手で行っていた管理作業の一部をAIに任せることで、PMやPMOの負担を軽くしながら、より正確でスピーディーな対応が可能になります。

AIを活用することで、プロジェクト全体の進行を効率化し、品質や納期の安定化につなげられます。また、メンバー間のコミュニケーションをサポートするAIチャットボットの導入も、業務の進行をスムーズにするでしょう。

近年は、リモートワークの浸透や複雑なプロジェクトの増加により、マネジメントの難易度が高まっています。こうした状況に対応する手段として、AIの導入が注目されています。

プロジェクト管理にAIを活用するメリット

AIを活用すると、プロジェクト管理のやり方そのものが変わってきます。業務のスピードが上がり、判断の精度も高まり、やりとりの負担も減る…。そんな変化が起きています。

ここでは、AI活用によりどんなメリットが得られるのか、3つのポイントに分けて見ていきます。

AIの導入によって、日々の業務がぐっとスムーズになります。定型的な作業や単純な確認作業などはAIが自動で処理してくれるため、手作業で時間を取られることが減ります。

その分、メンバーは本来注力すべき業務に時間を使えるようになり、全体の動きもスピードアップします。手間のかかる雑務に追われることが少なくなり、プロジェクトの進行が一段と軽やかになります。

AIは、蓄積されたデータから必要な情報を瞬時に整理し、そこから意味のある示唆を導き出すのが得意です。数字や傾向をもとにした判断ができるため、勘や経験だけに頼る場面が減っていくでしょう。

たとえば、遅延の兆しを早めに察知できたり、どこにリソースを集めるべきかが見えてきたりします。結果として、意思決定の質が上がり、より着実にプロジェクトを進められるようになります。

情報共有や連絡の調整にかかる時間も、AIの力を借りれば削減できます。AIが進捗を自動でまとめたり、メンバーからの質問に答えたりしてくれるため、細かなやりとりが減っていきます。

その結果、メンバー同士の認識のズレが起きにくくなり、余計な確認作業も少なくなります。やりとりに追われず、本来の業務に集中できる環境が整っていくでしょう。

AIをプロジェクト管理に活用する方法

プロジェクト管理にAIを取り入れる方法は、大きく分けて2つあります。ひとつは、生成AIを活用して思考やアイデアを整理する方法。もうひとつは、AI機能を搭載した専用ツールを使う方法です。それぞれの活用法を順に見ていきましょう。

生成AIとは、ChatGPTのように対話形式でアイデアを出したり、文章を作ったりできるAIのことです。プロジェクトの初期段階で方針を考えるときや、複雑な課題を整理するときに「壁打ち相手」として役立ちます。

たとえば、「このプロジェクトの進め方で懸念はある？」と投げかければ、想定されるリスクや確認すべき点を整理してくれます。企画段階での思考整理や、資料作成の下書きを作る場面でも有用です。

また、簡単な表や画像を作成してもらうこともできます。タスク表やガントチャートなどを生成AIに作成してもらい、それをExcelやGoogle スプレッドシートに貼り付ければ、ゼロから作るよりも大幅に時間を短縮できます。

この方法の良さは、専門的な知識がなくてもすぐに使える点です。人間と会話するのと同じ感覚で、時間や空いての都合を気にせず何でも相談できます。ひとりでは思いつかなかった視点に気づくきっかけにもなります。

もうひとつの方法は、AI機能が組み込まれたプロジェクト管理ツールを使うことです。タスクやスケジュールの管理をベースに、AIが自動で提案や補助を行ってくれるツールです。

たとえば、チーム全体の進捗データをもとに「このままだと納期に遅れそうです」といったアラートを出したり、作業の優先順位を提案したりといった機能があります。入力した内容に応じて、次にやるべきことを提案してくれるツールもあります。

このようなツールを導入することで、PMやPMOは進捗管理が楽になり、メンバーも「今やるべきこと」がわかるようになります。進捗状況を確認したり、次に何をすべきか考えたりする時間が大きく減り、タスクそのものに集中できます。

プロジェクト管理に活用できるAIツール5選

ここでは、プロジェクト管理に活用できる代表的なAIツールを5つ紹介します。ツールごとの特徴やAI機能、活用に向いている場面を知っておくことで、自分の業務に合った使い方が見えてきます。

ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型の生成AIです。文章の作成、要約、アイデア出し、資料の下書きなど、多様な用途に対応できる柔軟性の高さが特徴です。

プロジェクト管理においては、課題の整理や報告文の作成などをサポートしてくれます。質問形式でやりとりができるため、アイデアを膨らませたいときや、曖昧な状況を整理したいときにも役立ちます。

考えを言語化したいときや、会議資料や報告書のたたき台を作る場面に向いています。発想の整理やコミュニケーションの下準備として取り入れるのがおすすめです。

ChatGPT公式サイト

Commuは、プロジェクト管理全般に活用できる「AIプロジェクト管理サービス」です。チャットボット搭載で、その日のタスクや期限の近いチケットを通知できます。

他にもチケット管理やガントチャート、Wikiなどの機能があり、プロジェクトを包括的に管理できます。

特に、リモートワークでのやりとりが多いチームや、タスク量が多くなりがちなプロジェクトにおすすめです。メンバーが多く、進捗確認やリマインドだけで膨大な時間がかかっているケースで役立つでしょう。

Commu公式サイト

Notionは、メモやドキュメント作成、データベースの管理まで幅広く対応できるオールインワンのワークスペースツールです。プロジェクト単位での情報整理や共有にもよく使われています。

AI機能としては、文書の要約、トピックの抽出、議事録作成の補助などがあり、情報整理の効率が大きく向上します。よく使うコードやテキストを記録し、ワンクリックでコピーできる「コード機能」も搭載。ここにプロンプトを記録し、生成AIと併用すれば、さらなる効率化が可能です。

個人のタスクからチーム全体の情報整理まで幅広く対応できるため、柔軟にプロジェクトを組み立てたい場合や、情報を一元化したいチームに適しています。

Notion公式サイト

Jotooは、プロジェクト進行や業務改善を目的とした、カンバン式のタスク・プロジェクト管理ツールです。ガントチャートにも対応し、分単位で開始と締め切りを設定可能。タスクごとの予定と実績の数値も確認でき、フィードバックにも役立ちます。

AI機能としては、AIがタスクを提案し、自動でボードを作成してくれる機能を備えています。会社の業種やプロジェクトの概要などを入力するだけでタスクとリストを提案してくれるので、ゼロからリストを作る必要はありません。

タスクの数が膨大で、リストを作るだけでも時間がかかっていたというケースにおすすめです。「管理のための管理」にかかる時間を減らしたいなら、JootoのAI機能を試してみましょう。

Jooto公式サイト

todoistは、シンプルで直感的に使えるタスク管理ツールです。個人利用からチームでの共有まで対応しており、細かな作業を整理するのに向いています。

AI機能としては、目標からタスク一覧を自動作成する機能、タスクの規模が大きすぎるときに、より達成しやすい小さなタスクに分割してくれる機能などがあります。

個人の業務を整理したいときや、チーム内でのタスクの見える化を進めたいときに便利です。スマホアプリもあるので、日常的に使えるシンプルなツールを探している方に適しています。

todoist公式サイト

プロジェクト管理にAIを活用する際の注意点

AIをプロジェクト管理に取り入れることで多くのメリットが得られますが、使い方によっては思わぬリスクを招くこともあります。ここでは、導入にあたって注意しておきたいポイントを3つ紹介します。

AIツールを活用する際は、情報の取り扱いに気を付けましょう。特に外部のクラウドサービスを使う場合、社外秘の情報や個人データが含まれていないかを確認することが大切です。

対策をせずに運用してしまうと、情報漏えいや不正アクセスといったトラブルにつながるおそれがあります。結果として、プロジェクトだけでなく、組織全体の信頼性が損なわれかねません。

AIの提案や判断をそのまま採用した場合、ミスやトラブルが発生したときに「誰が責任を持つのか」が不明確になるかもしれません。AIはあくまで支援ツールであり、最終的な判断は人間が担う必要があります。

責任の所在が曖昧なまま進めてしまうと、問題発生時に対応が遅れたり、チーム内での信頼関係にひびが入ったりする恐れがあります。役割と責任の線引きをしておくことが欠かせません。

AIが業務を自動化することで便利になる一方、その仕組みや判断基準が見えにくくなることもあります。AIの思考プロセスがわからず、業務の透明性が下がったり、判断の根拠を説明できなくなったりするかもしれません。

仕組みや思考プロセスを理解しないままAIに依存してしまうと、トラブル時に原因が特定できず、解決に時間がかかるでしょう。

AIを使ってプロジェクト管理の品質と効率を高めよう

ChatGPTの登場をきっかけに、AIへの注目は一気に高まりました。それにともない、技術の進歩も加速し、ビジネスの現場ではAIを取り入れる動きが日々広がりを見せています。プロジェクト管理の領域も例外ではありません。

これからは、AIをうまく使いこなせるPMやPMOが、チームをけん引していく時代になっていくと予想されます。人の判断とAIの力を組み合わせることで、より柔軟で確実なプロジェクト運営が可能になります。未来のプロジェクト管理に向けて、いまこそAIの活用を一歩進めてみてはいかがでしょうか。